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Spanish to English: software development General field: Tech/Engineering
Source text - Spanish
SAMS – PR – WORK – RESUME
El presente documento resume las tareas realizadas durante la semana del 2 al 5 de noviembre de 2007, por el grupo de trabajo del proyecto denominado SAMS, en San Juna Puerto Rico.
El objetivo de esta reunión, fue establecer las base para el desarrollo del proyecto, el calendario principal al que se ajustaran todas la tareas y los requerimientos para cada una de las etapas.
Por JOM, han tomado parte Patricia (IT) and Aida Gonzales (Financials), por Advanced Software S.A. han participado Miguel Katz (Developer Manager) and Claudio Atance (Proyect Manager).
Durante 5 dias consecutivos, se discutió, punto por punto, cada uno de los aspectos a tener en cuenta para la realización y entrega del producto final.
Se mantuvieron reuniones con personal interno de JOM and J&J y de proveedores externos a fin de ajustar los requerimientos para el correcto procesamiento de los datos de Ventas y Gastos que se obtienen de sistemas preexistentes.
Por ultimo se realizo una demo intensiva a la usuaria responsable, Aida Gonzalez y junto con ella se definió la agrupación requerida de los datos de Ventas y Gastos para la emisión de reportes y consolidación de resultados.
Como resultante del trabajo realizado se obtuvo.
• Una nueva versión definitva del SOW, con inclusión del calendario de entregas y la inclusión del soporte anual en el costo total.
• Una Gantt detallado de tareas y recursos (perfiles).
• Una serie de documentos con preguntas y requerimientos.
o Requerimientos de Datos para Ventas (from IMS)
o Requerimientos de Datos para Gastos (from SAP)
o Documento de Preguntas generales.
• Grafico de Arquitectura actualizado según SAMS JOM.
A continuación se transcriben los puntos tratados y una explicación detallada de lo actuado en cada caso, asi como de los documentos o acciones resultantes.
DAY 1 – Definitions – Proposal – SOW - (Aida Gonzalez, Miguel Katz, Claudio Atance)
• SOW revisión
o A pedido de JOM, fue agregado el Calendario de entregas y puntos claves del proyecto.
o A pedido de JOM fue reducido el costo y la modalidad de Capacitacion debido a un menor numero de usuario reales.
o A pedido de JOM fue incluido el soporte anual.
o Se modifico la forma de pago adaptándose al pago mensual post implementación del soporte anual
• Schedule - Gannt Definition
o Se genero un calendario de entregas del proyecto con las etapas y puntos de control clave. El mismo fue incluido en el SOW.
o Se genero un Gantt Chart, con las tareas detalladas, fechas estimadas de inicio, fin y dependencias de cada una, asi como los perfiles asignados y la carga horaria.
DAY 2 – Technical and General Session - (Aida Gonzalez, Miguel Katz, Claudio Atance, Patricia Janu)
• Architectural Design
o Review de la arquitectura actual y de resultante del producto SAMS en la implementación particular de PR.
Se genero un nuevo esquema de implementacion, prescindiendo del modulo WEB
Los procesos de incoporacion automática de Datos fueron cambiando para ser ejecutado como procesos dentro del gestor de trabjos utilizado por J&J – MAESTRO y no como servicios propietarios de SAMS.
o Definicion de Origenes de Datos
Se establecio utilizar IMS como fuente de los datos de Venta
Se estableció utilizar Lynx como origen de los datos de Gastos.
Se estableció mantener la carga manual para los datos no incoporados de forma automatica
Se definicon que algunos datos maestro de no existir la tabla en el origen en forma independiente, serán generado en forma automática o con intervención manual dentro de SAMS (relación productos vs internal orders).
• Modules & Components
o Definicion de alcance y funcionalidad a implementar.
Se desestimo el modulo WEB para esta primera etapa.
Se limito la utilización de multiple moneda, solo se utilizara el dólar.
Se decidió eliminar los cuadro especiales y limtarlos en esta primera etapa a los cuadros estándar.
Se mantuvieron el resto de las funcionalidades existentes.
Se definió que ASSA entregara una versión en Ingles y otra en Español del cliente.
• Customization
o J&J solicito la inclusión en la customizacion, de la conversión de los servicios de adquicision de datos de SAMS, en ejecutables compatibles con la plataforma de ejecución bathc de trabajos denomindada MAESTRO.
o J&J solicito la inclusión de funcionalidad de log, mediante archivos de texto configurable con la posibilidad de desactivar mediante configuración la capacidad actual de log en el Event Viewer de Windows.
o J&J solicito incluir la frase de seguridad en todos los reportes. “JOM Puerto Rico confidential /Use pursuant to company instructions”
o Se estableció la fecha 5 de noviembre para la muestra de un prototipo funcional, con datos de Ventas y Gastos Reales, incoporados a SAMS con la funcionalid actual sin cambios a fin de comenzar con el proceso de customizacion particular derivado de los requerimientos del negocio.
• Support
o Se discutió la modalidad de soporte interno/externo.
o Se describieron los roles de ASSA, J&J and JOM.
o Se solicito que ASSA proveea con la entrega final de documentación separada, para el usuario final (Manual de Uso) y para soporte de IT J&J (Manual de instalación Cliente/Servidor, Manual de soporte y Monitoreo).
o Al incluir el soporte telefónico, se convino utilizar el horario de argentina.
o Se limito el soporte a Bug, Fixes y correciones del aplicativo, exlcuyendo explícitamente cualquier modificación o nueva funcionalidad.
• Implementation requirements
o Hardware Requeriments – ASSA solicito documentación de estándares actuales y futuros de hardware y valido que a las configuraciones actuales refereridas durante la reunión el sistema no presenta ninguna incompatibilidad.
o Software Requeriments – ASSA solicito documentación de software instalado en los clientes y servidores, actualmente y a futuro. ASSA, acepto entregar una versión compatible con el S.O. actual y con Vista, asi como con office en la versión 2003 y 2007.
o Lab Test – IT Aproval: Se definió que SAMS debe ser certificado por J&J, con la instalación y testeo de la aplicación en LAB. ASSA esta a la espera del instructivo o documentación de los requerimientos para generar una aplicación testeable.
o Change Management and Version Management
Se estableció que el método actual soportado por el sistema con auto actualizador de componentes y versiones no podrá ser utilizado en J&J, por el contrario, cada nueva versión deberá ser compilada y empaquetada mediante scripts para ser testeada por el LAB de J&J. Una vez aprobada podrá ser instalada en los clientes finales.
Los cambios en el servidor continuaran del mismo modo que en la actualidad, mediante scripts SQL que deberán acutalizar y preservar la base de datos.
o Data Space needed: Se estableció que a priori solo podíamos tomar como base el tamaño de las bases de datos de la implementación en argentina, y que luego de la customizacion de la base de datos y estimacion de volumen de acuerdo a la expectativa de uso
• Security
o Se describió el proceso de validación de usuarios, asi como el de alta y autorización de los mismos. ASSA se comprometió a enviar documentación descriptiva de este punto.
o Se estableció mantener el esquema de seguridad por ser compatible con los requerimientos de SOX y los requerimientos de J&J
o Se determino que dada la no criticidad de la aplicación, no existen otro requerimientos de seguridad específicos que se deban cumplir.
DAY 3 – IMS DATA
• Data requirements document
o Se definieron los datos de Venta requeridos por SAMS
• Data Mapping IMS-SAMS
o J&J junto con IMS presento un documento y archivos de ejemplos de datos de ventas .
o Se mapearon esos datos a los datos requeridos por SAMS.
o Se determino que era datos potencialmente validos y se generaron preguntas especificas.
• Call Conference with IMS people
o Se realize una conferencia con personal de IMS a fin de aclarar las dudas correspondientes. La gran mayoría fueron respondidas durante la conferencia y confirmaron la validez de los datos, algunas preguntas quedaron para ser respondidas posteriormente.
o Las preguntas pendientes fueron respondidas por IMS quedando nuevamente validado la fuente de datos.
• Upload Proccess Definition
o Se definio el proceso fisico y logico de los datos.
o Se estableció que los archivos, se procesaran en forma manual (en esta etapa de prueba) y automáticamente ( psoteriormente a la implementación).
o Se definió, la forma en que los datos sobre escriben a los datos del pasado e incoporan las novedades.
o Se definió la relacion entre cada dato y archivo y los procesos de completitud en caso de faltantes.
• Data Groupping, SAM Scenarios
o Se definio la forma en la que los datos se agrupan en SAMS y la forma en que deben ser mostrados en los reports.
DAY 4 – SAP DATA – SAMS SCHEDULE
• Data requirements document
o ASSA proveyo de un document de requerimientos de dato de GASTOS y sua actual mapeo contra SAP (implementacion en argentina).
o Se depuro este documento incluyendo solo los datos realmente requeridos por JOM, teniendo en cuenta las diferencias en la gestión del gasto en la implmentacion Argentina y en Puerto Rico.
• Data source discussion
o Se discutios las alternativas de obtencion de los datos de Gastos.
o ASSA aporto la experiencia en el caso de Argentino y describió el proceso y método utilizado, asi como las personas responsables de llevarlo a cabo.
o J&J planteo sus dudas acerca de la viabilidad del modelo en la implementación de PR.
o Se propuso realizar una conferencia con los especialistas de SAP internos de J&J.
• Call conferences with SAP People (George and others)
o Se establecio que la unica forma viable de obtener datos de SAP es mediante lynx.
o Se estableció que en la primera etapa esos datos deberían ser obtenidos en forma manual, diseñando los querys correspondientes, ajustándolos a la evolución del apalicativo.
o Se definió que una vez establecidos los querys estadares, estos podría ser automatizados (no se definió como) por la ente de LYNX.
o Se definió que los datos de SAP deberán ser obtenidos por el momento mediante la participación de BS, utilizando el acceso ya otorgado a la persona responsabel de este sector.
• Links Demo with Carmen
o Se realize una demo de lynx, a cargo de Carmen, responsible de los reportes actuales de gastos.
o Se observo la forma en la que se podían obtener los datos requeridos por ASSA.
o Se observo que era posible obtener los datos requeridos, pero quedo clara la forma de obtener en forma sencilla el formato exacto requerido.
• Data layaout and retrival procces definition
o Se definion un proceso de upload similar al de Ventas.
o Los archivos serán procesados en forma manual y automática.
o Las relaciones que no existan deberan ser completadas en forma manual o mediante mapeo de datos.
DAY 5 – SAMS DEMO AND DATA REPORT LAYOUT
• SAMS – Deep DEMO with Aida Gonzalez
o Se realize una extensa y profunda demo del product con Aida Gonzalez, a fin de aclarar el funcionamiento de la herramienta y las capacidades actuales de consulta, planeamiento, simulacion y reporting
• SAMS – Expectations discussion and expected functionality
o Se discutio acerca de la funcionalidad actual vs la esperada.
o Se observaron diferencias menores y cambios a realizar.
o Se estableció que luego del prototipo se determinaran los cambios finales a realizar al aplicativo.
• SAMS – SCENARIOS and Organization Definition
o Se discutió sobre la agrupación de la información. Consolidacion de resultados por productos, cuentas y centros de costo.
o Aida Gonzalez proveyó a ASSA de una primera version de un documento que describe la organización de JOM, y grafica la forma en la que se consolidan y analizan los numero del presupuesto.
o Se estableció que sobre esta base de customizaria SAMS para el prototipo de noviembre. Permitiendo obtener datos consolidados según esta jerarquía.
From October until NOW
El grupo de trabajo de advanced, ha continuado trabajando fuertemente para llegar al prototipo del 5 de noviembre de acuerdo a lo planificado. A la fecha hemos incorporado con éxito, los datos de IMS, asi como la jerarquía de Unidad de Negocios/sectores/Productos solicitada. El proceso se ha hecho en forma manual y se esta tarabajando en el proceso automatico. Los dato de SAP, ha llegado en forma tardia y estamos procesándolos de forma intensiva, a fin de llegar al 5 de noviembre con los datos subidos e integrados del mismos modo que los datos de IMS.
Hasta la fecha se han consumido cerca de 200hs de customizacion de las incluidas en el presupuesto, utilizadas mayormente en la incoporacion de la jerarquía de datos, incorporación de datos de Ventas (IMS), incoporacion de datos de Gastos (SAP), traducción de la interface al ingles , customizacion de menues, eliminación de funcionalidad multimoneda.
Translation - English
SAMS – PR – WORK – SUMMARY
This document summarizes tasks and activities carried out from October 2nd to October 5th, 2007 by the SAMS project work group in San Juan, Puerto Rico.
This meeting’s goal was to lay down the foundation for project development, a timeline for main work points and requirements for each project phase.
In attendance were Patricia (IT) and Aida Gonzalez (Finance Department) from JOM, and Miguel Katz (Development Manager) and Claudio Atance (Project Manager) from Advanced Software S.A.
Over five days, we carried out an exhaustive, point by point discussion of what was necessary for the development and delivery of the final product.
Meetings were held with internal JOM and J & J staff, and with external vendors, in order to finalize requirements for accurately processing Sales and Costs data from the current software system.
Finally, we gave a detailed demonstration to Aida Gonzalez, the main user, and together, we defined the necessary Sales and Costs data compilation for reports issuing and results consolidation.
Outcomes:
• A new and final definition of the SOW, including a delivery timeline, and inclusion of annual technical support in the total cost.
• A detailed Gantt of tasks and resources (profiles).
• Documents with queries and requirements
o Sales Data Requirements (from IMS)
o Costs Data Requirements (from SAP)
o Documents dealing with General queries.
• Updated Architecture Chart according to SAMS JOM.
Herein, we describe points discussed, a detailed explanation of work carried out in each case, along with the resulting documents or actions.
DAY 1 – Definitions – Proposal – SOW - (Aida Gonzalez, Miguel Katz, Claudio Atance)
• SOW review
o Per JOM´s request, a timeline of delivery and key Project points was added.
o Per JOM´s request, the duration and cost of training were reduced due to fewer real users.
o Per JOM´s request, annual technical support was included in cost.
o Changed to monthly payment post-implementation for annual technical support.
• Schedule - Gannt Definition
o A Project delivery timeline was set up, including project stages and key control points. Timeline was included in the SOW.
o A Gantt chart was set up with delineation of tasks, estimated start and finish dates, dependencies, along with assigned profiles and workloads.
DAY 2 – Technical and General Session - (Aida Gonzalez, Miguel Katz, Claudio Atance, Patricia Janu)
• Architectural Design
o Review of current architecture and architecture resulting from SAMS product in PR´s implementation.
Defined new implementation method, eliminating WEB module.
Automatic Data incorporation processes were modified in order to be run as processes within the work manager utilized by J&J – MAESTRO, and not as proprietary services of SAMS.
o Definition of Data Sources
Agreed upon utilization of IMS as Sales data source.
Agreed upon utilization of Lynx as Costs data source.
Agreed upon manual input of data that is not able to be incorporated automatically.
Agreed upon certain master data if source table is not independently available, that will either be generated automatically, or through manual intervention within SAMS (link products vs. internal orders)
• Modules & Components
o Definition of scope and functionality to be implemented.
Decided against WEB module for first stage.
Restricted multiple currency function, will only work in dollars.
Agreed to eliminate special charts & graphs and utilize only standard charts & graphs in first stage.
Maintained all remaining in place features
Agreed that ASSA would deliver packages in both English and Spanish
• Customization
o J&J requested the inclusion in the customization, of the conversion of SAMS data acquisition services, in executables compatible with the execution platform in MAESTRO jobs.
o J&J requested the inclusion of a log feature, through configurable text files with a deactivation option through configuration of the log function in Windows Event Viewer.
o J&J requested the inclusion of a security statement on all reports. “JOM Puerto Rico confidential/Use pursuant to company instructions”
o Agreed upon November 5th as date for demonstration of working prototype, with Real Sales and Cost Data, incorporated into SAMS with current and unchanged functionality, in order to begin customization process based on business requirements.
• Support
o Discussed internal/external support.
o Set out roles of ASSA, J&J, and JOM.
o Requested that upon final delivery, ASSA provide separate documentation for the end user (User Manual), and for J&J IT support (Client/Server Installation Manual, Technical Support and Monitoring Manual).
o After including telephone support, we agreed to utilize Argentina’s time zone.
o Limited technical support to bugs, fixes and application corrections, explicitly excluding any modifications or new features.
• Implementation requirements
o Hardware Requirements – ASSA requested documentation of current and future hardware standards, and validated that the system is compatible with current configurations referenced during the meeting.
o Software Requirements – ASSA requested documentation of software installed and to be installed in clients and servers. ASSA agreed to deliver a version that is compatible with the current Operating System, and with Vista, as well as with Office 2003 and 2007.
o Lab Test – IT Approval: Agreed that SAMS must be certified by J&J, with installation and testing of the application in LAB. ASSA is awaiting details on or documentation of requirements for generating a testable application.
o Change Management and Version Management
Agreed that current method supported by the system, with an auto-updater for both components and versions, will not be able to be used by J&J, but rather each new version must be compiled and packaged through scripts in order to be tested by J&J´s LAB. Once approved, it can be installed in end clients.
Server changes will continue to be carried out as they are currently, through SQL scripts which must update and preserve the database.
o Data Space needed: Agreed that a priori, we could only base estimates on the size of databases for the implementation in Argentina, and that following database customization and volume estimates we could be sure of needed data space.
• Security
o Described user validation process, together with creation and authorization of new users. ASSA agreed to send documentation describing this process.
o Agreed to maintain security framework in order to comply with SOX and J&J requirements.
o Defined that, given the non-critical nature of the application, there are no other specific security requirements that need to be met.
DAY 3 – IMS DATA
• Data requirements document
o Defined Sales data required by SAMS
• Data Mapping IMS-SAMS
o J&J, together with IMS, presented a document and files with examples of sales data.
o This data was mapped to data required by SAMS.
o Determined that this was potentially valid data and generated specific queries.
• Conference Call with IMS staff
o Carried out a conference with IMS staff in order to answer questions. The majority of questions were answered during the conference call and they confirmed the validity of the data. Some questions remain to be answered.
o Pending questions were answered by IMS, once again validating the data source.
• Upload Process Definition
o Defined physical and logical data process.
o Agreed that the files will be manually processed during test phase and automatically processed post-implementation.
o Defined how new data overwrites past data and incorporates updates.
o Defined relationship between each piece of data and the corresponding file and completion processes in case of missing data.
• Data Compilation, SAM Scenarios
o Defined data compilation method in SAMS, and how it will be displayed in reports.
DAY 4 – SAP DATA – SAMS SCHEDULE
• Data requirements document
o ASSA provided COSTS data requirements document and their current mapping with SAP (Argentina Implementation).
o Summarized document, including only data necessary for JOM, taking into account cost management differences for implementation in Argentina and in Puerto Rico.
• Data source discussion
o Discussed alternatives for obtaining Cost data.
o ASSA described method and process utilized in Argentina, as well as the employees responsible for implementation.
o J&J questioned the viability of this model for implementation in PR.
o Both parties proposed a conference with internal J&J SAP specialists.
• Conference calls with SAP staff (George and others)
o Agreed that only viable way to obtain data from SAP is through Lynx.
o Agreed that in the initial stage, this data should be captured manually, creating the corresponding queries, and adjusting them based on the application’s evolution.
o Agreed that once the standard queries are created, these could be automated by Lynx staff (without yet defining how).
o Agreed that, for now, SAP data should be obtained through the participation of Business Services, utilizing the access that has already been given to the head of this department.
• Lynx Demo with Carmen
o Carried out a Lynx demo, led by Carmen, who is responsible for current cost reports.
o Observed how one could obtain data required by ASSA.
o Observed that it was possible to obtain required data, and also observed the proper way to easily obtain the exact format required.
• Data layout and retrieval process definition
o Defined upload process similar to Sales.
o Files will be processed both manually and automatically
o Relationships that do not currently exist must be completed either manually or through data mapping.
DAY 5 – SAMS DEMO AND DATA REPORT LAYOUT
• SAMS – Detailed DEMO with Aida Gonzalez (would put detailed demo)
o Carried out an extensive and detailed product demo with Aida Gonzalez, in order to clear up tools features, and current features for consults, planning, simulation and reporting.
• SAMS – Expectations discussion and expected functionality
o Discussed current vs. expected functionality
o Observed minor differences and changes to be implemented.
o Agreed that following review of prototype, we will define final changes to be carried out in the application.
• SAMS – SCENARIOS and Organization Definition
o Discussed information groups, consolidation of results by product, account and cost center.
o Aida Gonzalez provided ASSA with the rough draft of a document which describes JOM´s organization, and lays out how they consolidate and analyze budget numbers.
o Agreed that SAMS would be customized on this basis for November’s prototype, thus allowing for retrieval of data consolidated according to this data hierarchy.
From October until NOW
Advanced Software’s work group has continued to assiduously work hard towards finishing the prototype by the planned date of November 5th. We have successfully incorporated data from IMS, as well as the requested hierarchy of Business Unit /Department/Product. This process has been carried out manually, and we are currently working on an automated process. The SAP data has arrived behind schedule, and we are working hard to process them quickly in order to have all the SAP data uploaded and integrated in the same way as the IMS data, by November 5th.
At present, we have used up approximately 200 of the budgeted customization hours, mainly on the incorporation of data hierarchy, Sales data (IMS), Cost data (SAP), translation of interface into English, menu customization, and elimination of the multi-currency feature.
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Translation education
Master's degree - Instituto McDonough, Interpreting School
Experience
Years of experience: 18. Registered at ProZ.com: Aug 2007.
I am a U.S. native who lived overseas in Buenos Aires, Argentina for thirteen years. I have five years of experience working as an actuary in the insurance industry, four years working with non-profits and five years working with translation and simultaneous interpreting.
Keywords: translation, interpretation, simultaneous interpretation, spanish to english, native english speaker, religion, journalism
Expertise