Cómo hacer de ProZ.com tu mejor herramienta*
Gemma Sanza Porcar
Traducción bio-médica
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Las claves del éxito profesional son la honestidad, la perseverancia, el esfuerzo y el espíritu de superación
Son las 10:00 de la mañana. P.S.G. finalizó sus estudios de traducción hace unos meses y, como todos los días, enciende su ordenador, consulta su buzón de correo electrónico y no hay más que propaganda, correos de amigos con el chiste de la semana y poca cosa más (”Nada interesante; he enviado un montón de cartas de presentación a otro montón de agencias y nadie contesta”). Quiere establecerse como traductor profesional y, aunque ha dado el primer paso -ofrecer sus servicios-, está un poco perdido en cuanto a por dónde empezar y si lo está haciendo bien. Se ha registrado en un par de plataformas internéticas de empleo especializadas en traducción, pero aún no ha tenido la oportunidad de estrenarse (“Nunca contestan a mis presupuestos; ¿serán las tarifas?, ¿mi falta de experiencia?, ¿estoy muy pero que muy al final de la lista?”). Espera con anhelo su primer encargo para poder darse de alta como autónomo, pero ve cómo pasan los meses y no llega nada. “¿Me he equivocado al enfocar mi carrera? ¿Debería traducir textos más generales o especializarme?”. El día se le hace eterno. Sin apagar el ordenador (“antes de acostarme volveré a mirar el buzón por si me ha entrado algo”) va a prepararse la cena y se sienta a ver la tele. “Mañana me iré a correr; total, seguro que al volver todo sigue igual”…
Son la 7:00 de la mañana. B.M.T. se levanta medio dormida (anoche estuvo trabajando hasta las dos de la madrugada para poder entregar a tiempo). Se da una ducha fría, despierta a su hijo para llevarlo al colegio y, mientras prepara el desayuno, consulta en su móvil todos los mensajes de correo que le han llegado durante la noche. Saca el coche del garaje, suena el teléfono: “Es urgente, lo necesito para ayer” (es un cliente que tiene y que es muy exigente con los plazos de entrega). “Estoy liadísima, pero en cuanto vuelva veré qué puedo hacer; igual tengo que pedirle a algún colega que me ayude”, le contesta. Sólo tarda una hora en llegar a casa, se sienta frente al ordenador y sigue con un proyecto de gran volumen que la tendrá ocupada durante un mes. Siguen llegando encargos de buenos clientes a los que no puede decir que no. (“¡Uf! Ya me veo otra semana trabajando catorce horas diarias. Necesito vacaciones. Imposible hasta Navidad”). Trabaja todo el día; contacta a su amiga y colega para que le eche una mano con todo lo que tiene pendiente. Llega su hijo del colegio con el autobús y se enfada con ella porque no tiene tiempo para jugar con él (“Pobrecito; tiene toda la razón, pero si no me pongo ahora, me pasaré la noche trabajando. ¡Adiós al fin de semana!”). Un baño, la cena, lo acuesta y, cuando se duerme, sigue con su trabajo, ¿hasta qué hora? “Tengo que hacer algo; no puedo seguir así; necesito descansar los fines de semana; mi Hijo me necesita; ya no tengo relación de pareja y hace meses que no veo a los amigos”. Se le cierran los ojos por el sueño y el cansancio y se va a la cama. Hoy dormirá otra vez menos de ocho horas. ¿Podrá seguir así siempre? “Ojalá tuviera tiempo para irme a correr; me iría fenomenal para aliviar un poco el estrés”…
Estos dos ejemplos intentan ilustrar dos situaciones que aparecen en la vida profesional de un traductor. La primera, la del traductor que intenta hacerse un hueco en el sector y la segunda, la de la traductora que, habiéndose establecido como profesional, no consigue gestionar su propio tiempo y es evidente que necesita un descanso.
Ninguna de las dos situaciones es la ideal. En el caso del traductor novel, acaba de empezar y aún debe aprender a venderse. No cuestionamos aquí su calidad como traductor, puesto que damos por sentado que si no es bueno, o bien acabará dedicándose a otra cosa porque el sistema lo expulsará o bien puede llegar a serlo, si trabaja duro. La traductora al borde del ataque de nervios tiene un negocio próspero: tiene muchos clientes, más trabajo del que puede hacerse cargo, parece estar bien establecida, pero aún debe fijar sus prioridades, sus tiempos laborales y de descanso y, en definitiva, adquirir las competencias necesarias para disfrutar de su trabajo y compatibilizarlo con su vida personal.
Muchos de vosotros os podréis ver reflejados en alguna de estas situaciones o en ambas. Los que hace poco que habéis iniciado vuestra singladura estéis posiblemente pensando “Ojalá me encontrara en la situación de B.M.T.”. Y aquellos de vosotros que llevéis varios años en este fascinante mundo quizás miréis con añoranza los días ociosos de P.S.G. Sólo unos pocos podréis decir desde la distancia lo emocionantes que fueron las dos etapas, lo mucho que aprendisteis en ambas y que por nada del mundo querríais que volvieran. Enhorabuena, entonces es que lo habéis conseguido.
Este artículo está enmarcado dentro de las actividades de la III Conferencia ProZ en España (Barcelona, 2010) y cuyo título “Aspectos prácticos de la traducción” nos permite diseccionar esta labor desde muchas perspectivas. Como muestra de agradecimiento a ProZ por lo que “me ha dado” (aunque en realidad he sido yo la que lo “ha cogido”), intentaré daros algunas de las claves que me han servido a título personal para pasar de la primera situación a la segunda en un breve espacio de tiempo, en una época que será recordada como la peor crisis económica de la historia moderna y haciendo de ProZ.com una de nuestras mejores herramientas.
Nuestras palabras como imagen de marca
El éxito o el fracaso de nuestra empresa se basa en cuatro máximas: honestidad, perseverancia, trabajo y espíritu de superación. Podríamos incluir muchas más, como el buen talante, la buena educación, la capacidad de gestión, la humildad, etc. Pero todas ellas se pueden incluir en las anteriores, de una manera u otra.
Cuando uno inicia el camino empresarial debe tener muy presente que lo que se vea y lea de nosotros será la imagen que demos al resto del mundo. Y no estamos hablando de percepciones, sino de las interpretaciones que de nosotros realicen los que nos leen.
Nuestro trabajo es una profesión solitaria. Aunque estemos conectados al exterior por medio del correo electrónico, Internet, los foros en los que participemos, etc., la realidad es que pasamos muchas horas delante de la pantalla del ordenador, en contacto con otras personas, pero solos ante el teclado. Es posible que nunca lleguemos a conocer en persona a muchos de nuestros clientes, aunque mantengamos un contacto regular por teléfono o correo. Cuando alguien visite nuestra página web o consulte el perfil que hayamos editado en alguna asociación o plataforma de empleo, lo que verán será lo que nosotros hayamos querido contar y lo que leerán será, además de lo escrito, lo que trascienda más allá de las palabras.
Así pues, nuestras contribuciones deben ser cuidadas, respetuosas con los demás y justificadas. No basta con ser un buen traductor y poseer mucha experiencia. Si queremos destacar, debemos dar una imagen de excelencia y ésta pasa por mostrar lo mejor de nosotros, que a su vez sea distintivo y sobresalga del resto, e intentar mantener oculto el mal genio que se empeña en salir de vez en cuando, sobre todo en esos días en los que nada parece funcionar, la conexión a Internet se interrumpe, estamos saturados de trabajo y hemos dormido poco, cuidando al máximo y en todo momento nuestros mensajes (ser educado no cuesta… nada). No digo que empecemos a añadir emoticonos la primera vez que escribamos a un cliente, pero sí ir cultivando nuestras relaciones profesionales poco a poco, como un aficionado a la jardinería que mima y cuida sus plantas a diario.
Tampoco hace falta ornamentar en exceso nuestros mensajes. Con un poco de gracias y una pizca de por favor se puede llegar muy lejos. ¿De qué le sirve a Fulanito ser buenísimo en localización de software, si cuando interviene en un foro acaba siempre metiéndose con el gobierno de turno o haciendo referencias directas al colega Menganito (otro que tal) que vive al otro lado del océano y con el que siempre acaba entablando discusiones muy subidas de tono? Personalmente, la reacción que estas actitudes me provocan es el alejamiento: no intervengo, me distancio, no le leo y, aunque está, para mí se vuelve invisible. ¿Vale la pena? No. ¿Has entrado en su juego? Sal inmediatamente y pídele a los moderadores del sitio que borren tu contribución. ¿Se ha metido con tu país, tu religión o pensamiento político? Llama la atención del moderador, justifica tu indignación y seguramente cerrarán el hilo de debate o lo borrarán. Y pasamos página.
Volviendo a la soledad del traductor de la que hablaba antes, las relaciones que se establecen a través de la red pueden ser muy gratificantes y fructíferas si se manejan de forma profesional, con una actitud positiva y con buena disposición. Pero no debemos olvidar que detrás de las palabras, siempre hay personas que las escribieron. Si un mensaje nos ha molestado por el motivo que sea o nos altera subiéndonos la tensión y nos hace gritar, gritemos, no contestemos enseguida. Debemos dejar que repose, como los buenos arroces. Todos tenemos días malos y mañana seguro que ya no nos molestará tanto. Incluso a veces, hasta nos dará un poco de vergüenza por haberlo interpretado mal. Todo en la vida requiere su tiempo y, en nuestra profesión, aún más. Si en efecto había algo fuera de lugar, contestemos con una sonrisa (:)). Seguramente nuestro receptor lo agradecerá.
Debemos recordar que somos esclavos de nuestras palabras, pero podemos hacer del lenguaje nuestro mejor aliado.
Gestión empresarial
El trabajo de cualquier traductor requiere de una serie de tareas paralelas que no se deben descuidar:
1. Planificación: determinar qué se va a hacer.
2. Organización: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes establecidos.
3. Coordinación de las tareas: priorizar y programar dichas actividades.
4. Revisión: comprobar si los resultados prácticos se ajustan al programa diseñado.
Como un viaje, el trabajo del traductor se debe planificar con antelación, al menos desde el punto de vista empresarial. En este punto debemos fijar las tareas que serán necesarias para conseguir los objetivos marcados, es decir, conseguir buenos clientes y buenos proyectos, así como coordinarlas para que no supongan una carga. Esto último lo podemos hacer diseñando un programa diario de trabajo, una agenda semanal o mensual.
Algunas de las herramientas que nos ofrece ProZ también se pueden encontrar en otras plataformas y asociaciones, por lo que los siguientes puntos se pueden poner en práctica en otros medios. He seleccionado las que considero más importantes.
Aunque hay muchas más, son las que requieren una mayor dedicación, sobre todo al principio, y que precisan una revisión y un mantenimiento periódico, independientemente del tiempo que llevemos registrados.
Conocer el sitio. Para navegar por ProZ.com sólo hay que ir desplazándose y entrando en los distintos apartados. Su interfaz es bastante intuitiva y está bien clasificada por cometidos. Además, como siempre está en constante actualización, nunca acabamos de aprendérnoslo y, aunque nos guste la rutina y los cambios producidos nos desconcierten un poco al principio, adaptarse a ellos es un ejercicio estupendo para mantener el Alzheimer alejado de nosotros (recuerdo a principios de año, cuando cambiaron el menú de navegación del foro de la izquierda a la derecha de la pantalla y se armó una auténtica revolución, sobre todo entre los miembros de mayor edad).
Crear un perfil y cumplimentarlo lo más detalladamente posible. Cuando alguien nos busca o da con nosotros por casualidad, quiere saber nuestra especialidad, las tarifas, si trabajamos los fines de semana, cómo estamos valorados por los clientes, etc. De vez en cuando aparecen apartados nuevos. Cuanto más azúcar, más dulce.
Darnos de alta en las alertas de trabajos ofrecidos. Para ello deberemos haber especificado en el perfil las áreas en las que estamos especializados, en cuáles trabajamos habitualmente y por las que tenemos interés. Puede llegar a saturar el buzón de correo, pero con una mínima disciplina de limpieza diaria es suficiente. Se puede empezar por unas cuantas e ir ampliando la especialización a medida que adquiramos más experiencia, o al revés, elegir las más generales e ir especializándonos en áreas más concretas.
Establecer tarifas. Tema siempre candente y presente en todos los debates. Una de las preguntas más habituales en los foros que plantean los traductores que empiezan es cuánto deben cobrar (y he de reconocer que es algo que nos seguiremos cuestionando a lo largo de nuestra vida profesional). Para poder orientarnos respecto a lo que se cobra, se pueden consultar las estadísticas de las tarifas publicadas por todos aquellos miembros que han decidido incluirlas en su perfil. Aunque son datos generales, nos sirven de referencia para saber la tarifa en un determinado par de idiomas y el tamaño muestral es importante. No obstante, hay que ser prudente para no tirarnos piedras a nuestro propio tejado ni al del vecino, es decir, debemos evitar a toda costa la competencia desleal, porque su única consecuencia es el deterioro de la profesión. Recomiendo revisar las tarifas anualmente, añadiéndoles el IPC interanual a principios de año, así como modificar las estimaciones que no nos resulten rentables (por ejemplo, si mi tarifa de revisión es de 0,03 €/palabra y me piden una tarifa por horas, para determinar el precio justo que debo cobrar, debo calcular cuántas palabras puedo revisar en una hora y que el resultado no sea inferior al coste total si hubiera tarifado por palabra).
Editar una plantilla de presupuesto: en ella podemos escribir un mensaje breve pero detallado sobre nuestra formación, experiencia, tarifas, pares de idiomas, herramientas electrónicas, descuentos, suplementos, datos de contacto, etc. Todo lo que el cliente quiere saber.
Crear un fichero de datos de los clientes y las agencias a los que vamos enviando presupuestos. Los datos más relevantes deben incluir: fecha de contacto y de respuesta, nombre de la persona de contacto y su dirección de correo electrónico, dirección postal (y la de facturación si lo hemos conseguido captar como cliente), teléfonos, dirección URL, forma de pago (transferencia, PayPal, plazos, etc.), encargos (fecha, volumen, tipo de servicio realizado, descuentos o suplementos aplicados, etc.).
Darnos de alta en los foros que nos resulten de interés. En los foros de ProZ se puede aprender muchísimo. Desde cómo resolver un problema técnico de un programa de traducción asistida hasta cómo organizarte con los hijos en épocas vacacionales. Cuando el trabajo escasea, vale la pena dedicarle un tiempo a la semana. Hay veces que conoces alguna información fiscal antes que tu propio gestor; en otros casos se generan debates muy interesantes sobre temas lingüísticos; y otras veces, sirven para pasar la mañana. Es recomendable empezar escuchando a la comunidad, ver cómo funciona, leer las normas y tenerlas siempre en mente, etc. En ellos se conoce al resto de colegas y se puede emplear como escaparate propio.
Darnos de alta en los foros terminológicos (KudoZ™). Lo más recomendable es hacerlo con el boletín diario para evitar que se colapse nuestro buzón de correo. De todas formas, siempre se puede buscar en la página principal las últimas dudas planteadas. Esta tarea es muy importante para aquellos que empiezan y reporta grandes beneficios para ambas partes (para uno mismo y para la comunidad proziana):
• Ayudamos a otros colegas con sus dudas terminológicas y a la vez pone en práctica nuestra capacidad documental.
• Nos damos a conocer en los campos de especialización y conocemos al resto de colegas que trabajan en nuestra misma área.
• Contribuye a crear la imagen profesional que necesitamos. Para ello necesitaremos el análisis crítico, la justificación y la documentación de nuestras respuestas, siempre citando las fuentes.
• Generamos glosarios personales y comunitarios.
• Descubrimos la variedad y la riqueza lingüística del idioma, ampliando horizontes.
• Obtenemos puntos KudoZ™ si nuestra entrada es elegida, imprescindibles para ascender en la lista y ser más visibles.
• Obtenemos puntos BrowniZ, si publicamos la entrada en los glosarios. Estos puntos podemos cambiarlos por anuncios, descuentos y visitar el Blue Board (en el caso los usuarios que sólo tienen una cuenta gratuita).
Fijar un calendario de trabajo. Es lógico que al principio debamos emplear muchas horas para sacar nuestro negocio adelante, sobre todo el primer año. Los inicios siempre son duros. Pero a medida que nos vamos introduciendo en el sector, vamos creando nuestra cartera de clientes y empezamos a obtener ingresos regulares, también debemos fijar los momentos de descanso y ocio, es decir, aprender a decir NO. Este no en mayúsculas no es necesariamente decirle al cliente que no quieres trabajar el fin de semana o durante toda la noche. Hay que entenderlo como la construcción de unos límites que hay que intentar no sobrepasar. Por ejemplo, el viernes a media tarde nos escribe un cliente que necesita una traducción de unas 4.000 palabras para el lunes. Si quieres disfrutar del fin de semana con la familia y los amigos, ponte en contacto con un colega que pueda hacerlo, dile al cliente que has delegado la tarea en un colaborador, pero que la revisarás antes de la entrega, y ya has conseguido dos días de descanso. Todos hemos trabajado sábados y domingos, y algunas veces es inevitable. Pero para poder tener una relación “sana” con nuestro trabajo, hay que saber gestionarlo. Es muy triste no poder disfrutar de la traducción cuando uno está desbordado, porque perdemos y nos desconectamos del estímulo que hizo que nos dedicáramos a ella. No ganaremos tanto dinero, pero ganaremos en salud, mantendremos el cliente y seremos más felices.
Obtención del Certificado PRO. La obtención del estatus PRO (de “profesional”) es una marca distintiva de los socios de ProZ.com que la han conseguido. Para obtener dicho certificado hay que pasar un proceso de cribado semejante a una auditoría. Como recompensa obtienes el reconocimiento de excelencia de la comunidad, además de una mayor visibilidad y, por lo tanto, mayor número de encargos. Con el tiempo, ya no eres tú quien llama a la puerta de los clientes; son los clientes los que se ponen en contacto contigo por primera vez.
Y muchas más…
Las actividades enumeradas previamente pueden servir como ejemplo a la hora de diseñar nuestros propios programas. En función de la especialización de cada uno de nosotros, nuestras propias inquietudes y objetivos y nuestra idiosincrasia, lo que le sirva a uno es posible que no le sirva a otro, pero puede servir de guía para aquellos que estén empezando y puede servir de ejemplo para que cada uno plantee su propia estrategia, dentro y fuera de ProZ.
Como en todo trabajo, la disciplina será nuestra aliada, porque sin ella, aun cuando estemos en una época ociosa, podemos alcanzar niveles de caos poco recomendables, que lo único que harán será mermar nuestra autoestima.
El resto viene con el trabajo diario: revisión periódica de los programas planificados; actualización permanente de nuestro perfil, CV, preferencias, filtros, etc.; formación continua para estar siempre al día; participar siempre que se disponga de tiempo en las listas en las que estemos subscritos; transmitir lo aprendido; y algo muy importante, asumir que el trabajo, al igual que todo en la vida, está sometido a un aprendizaje, evolución y transformación constantes que nunca concluyen, sino que abren nuevas puertas y nuevas posibilidades.
Gemma Sanza Porcar
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